Wszystko o apostille: kto ich potrzebuje i dlaczego?

Apostille (fr.) to forma poświadczenia, która jest używana do legalizacji dokumentów urzędowych do użytku w innych krajach. Jest to sposób legalizacji dokumentów, który upraszcza proces uznawania dokumentów między krajami, zapewniając ich autentyczność i legalność bez potrzeby przechodzenia przez skomplikowane procedury konsularne. Apostille potwierdza autentyczność podpisu, pieczęci lub stempla na danym dokumencie oraz to, że dana osoba miała uprawnienia do podpisania dokumentu.

Komu jest potrzebne?

Apostille jest potrzebne osobom i podmiotom, które muszą przedłożyć swoje dokumenty urzędowe w innym kraju będącym stroną Konwencji Haskiej z 1961 roku (której to stroną jest Polska oraz ponad 120 innych państw – aktualna lista krajów, które są stronami konwencji, możesz sprawdzić na oficjalnej stronie Hague Conference on Private International Law). W większości krajów europejskich – również w Polsce - organem formalnie wydającym apostille są Ministerstwa Spraw Zagranicznych, które w celu ułatwienia dostępności delegują nadawanie apostille lokalnym urzędom. Oto kilka przykładów sytuacji, w których apostille może być konieczne:

Osoby prywatne:

  • Małżeństwo: Osoby planujące zawrzeć małżeństwo za granicą mogą potrzebować apostille na akty urodzenia, akty małżeństwa, akty rozwodowe czy inne dokumenty związane ze stanem cywilnym.
  • Edukacja: Studenci planujący studia za granicą mogą potrzebować apostille na świadectwa szkolne, dyplomy uczelni wyższych, certyfikaty kwalifikacji zawodowych.
  • Emigracja: Osoby przeprowadzające się do innego kraju mogą potrzebować apostille na różne dokumenty, takie jak akty urodzenia, akty małżeństwa, zaświadczenia o niekaralności.
  • Sprawy spadkowe: Osoby dziedziczące majątek za granicą mogą potrzebować apostille na testamenty, akty urodzenia czy akty zgonu.

Przedsiębiorcy i firmy:

  • Zakładanie działalności gospodarczej za granicą: Firmy planujące otworzyć oddział lub przedstawicielstwo za granicą mogą potrzebować apostille na dokumenty rejestracyjne firmy, pełnomocnictwa, umowy spółki.
  • Umowy handlowe: Przedsiębiorcy mogą potrzebować apostille na umowy handlowe, certyfikaty eksportowe, dokumenty dotyczące produktów czy zaświadczenia o rejestracji znaków towarowych.
  • Pracownicy zagraniczni: Firmy zatrudniające pracowników z zagranicy mogą potrzebować apostille na umowy o pracę, świadectwa kwalifikacji zawodowych, dokumenty potwierdzające doświadczenie zawodowe.

Instytucje edukacyjne i naukowe:

  • Współpraca międzynarodowa: Szkoły, uczelnie wyższe i instytuty badawcze współpracujące z zagranicznymi instytucjami mogą potrzebować apostille na umowy o współpracy, certyfikaty kwalifikacji naukowców, świadectwa ukończenia kursów.

Instytucje publiczne i urzędy:

  • Wymiana informacji: Urzędy mogą potrzebować apostille na dokumenty sądowe, dokumenty administracyjne, umowy międzynarodowe.

 

  • Przykładowe sytuacje, w których apostille jest potrzebne:
  • Ślub w obcym kraju: Polak planujący ślub we Włoszech potrzebuje apostille na akt urodzenia oraz zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia związku małżeńskiego.
  • Studia za granicą: Student z Polski chcący studiować w USA musi dostarczyć apostille na swoje świadectwa ukończenia szkoły średniej.
  • Praca za granicą: Osoba z Polski, która znalazła pracę w Australii, może potrzebować apostille na swoje świadectwa pracy oraz dyplomy.
  • Sprawy sądowe: Osoba z Hiszpanii, dziedzicząca majątek w Polsce, potrzebuje apostille na swoje akty urodzenia oraz testament.

 

  • Proces uzyskania apostille
  1. Wydanie dokumentu: Najpierw należy uzyskać dokument, który ma zostać poświadczony (np. akt urodzenia, dyplom, pełnomocnictwo).
  2. Legalizacja w kraju wydania: Dokument musi zostać poświadczony przez odpowiedni urząd w kraju, który wydał dokument. Na przykład, w Polsce mogą to być Ministerstwo Spraw Zagranicznych, urzędy wojewódzkie, itp.
  3. Wydanie apostille: Po uzyskaniu odpowiednich poświadczeń, można wystąpić o wydanie apostille przez odpowiedni organ w kraju wydania dokumentu.
  • Koszt wydania dokumentu

W Polsce opłata za wydanie apostille wynosi 60 zł za dokument.

Przykładowe ceny w wybranych krajach:

  • Stany Zjednoczone: Opłata różni się w zależności od stanu, ale zazwyczaj wynosi od 5 do 20 USD za dokument.
  • Wielka Brytania: Opłata za wydanie dokumentu przez Foreign, Commonwealth & Development Office wynosi około 30 GBP za dokument.
  • Niemcy: Opłata za wydanie apostille przez odpowiednie urzędy wynosi około 25 EUR za dokument.
  • Francja: Opłata za wydanie dokumentu przez Prefektury lub Ministerstwo Spraw Zagranicznych wynosi około 10 EUR za dokument.
  • Ukraina: Opłata za wydanie dokumentu przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Ukrainy wynosi około 51 UAH za każdy dokument.

W niektórych przypadkach mogą wystąpić dodatkowe koszty, takie jak:

  • Opłaty za pośrednictwo, jeśli korzysta się z usług firm zajmujących się uzyskiwaniem apostille.
  • Opłaty za tłumaczenia przysięgłe, jeśli dokument musi być przetłumaczony.
  • Opłaty pocztowe za wysyłkę dokumentów.
  • Ważne informacje

Koszty mogą się różnić w zależności od aktualnych przepisów i polityki danego kraju. Warto sprawdzić aktualne stawki na stronach internetowych odpowiednich urzędów wydających apostille w danym kraju. Więcej informacji na temat wydania apostille w Polsce znajduje się na oficjalnej stronie Ministerstwa Spraw Zagranicznych:

https://www.gov.pl/web/dyplomacja/apostille

Naturalnie, jak we wszystkich kwestiach związanych z cudzoziemcami zapraszamy do kontaktu

z naszą Kancelarią prawną do spraw cudzoziemców!